Einen Büroumzug plant man nicht so häufig im Leben. Da ist es sicher hilfreich, ein paar Tipps in Form einer Checkliste zu bekommen, die für eine strukturierte Planung hilfreich sein können.
Was müssen Sie also alles beachten:
Mietvertrag sollte beidseitig unterzeichnet sein
Der Mietvertrag für die neue Bürofläche muss gültig, d.h. von beiden Seiten unterzeichnet sein. Erst dann können Sie sicher sein, dass die Büroräume für Sie verfügbar sein werden. Verträge mit Umzugsunternehmen, Bestellungen von neuen Büromöbeln oder Aufträge für Telekommunikation und IT-Verkabelung sollten Sie erst auslösen, wenn der Mietvertrag sicher ist.
Telekommunikation beantragen
Eines der wichtigsten Dinge im Büro ist der Telefon-/Internetanschluss. Beantragen Sie ihn sofort nach Vertragsabschluss bei Ihrem Anbieter, damit Sie pünktlich zum Umzugstermin die Leitungen geschaltet bekommen.
Planung der neuen Räume
Sicher haben Sie sich darüber vor Vertragsabschluss schon Gedanken gemacht und eine Raumplanung fertiggestellt. Jetzt geht es darum, die Umsetzung zu überwachen (z.B. einer neuen Raumaufteilung oder der IT-Verkabelung) und die noch notwendigen Bestellungen (z.B. für neue Büromöbel oder Technik) auszulösen. Außerdem sollten Sie einen Umzugsplan erstellen, aus dem ersichtlich wird, wo beim Umzug die Möbel und das Inventar in den neuen Räumen aufzustellen sind.
Rückgabe der bisherigen Räume planen
Ein Blick in den alten Mietvertrag verrät Ihnen, in welchem Zustand Sie Ihre bisher genutzten Büroräume zurückgeben müssen. In der Regel müssen die Räume renoviert und gereinigt zurückgegeben werden. Gegebenenfalls sind auch spezielle von Ihnen vorgenommene Ein- und Umbauten zurückzubauen. All das müssen Sie rechtzeitig beauftragen, um eine fristgerechte Rückgabe der Räume zu gewährleisten.
Umzug planen
Der Umzug erfordert eine gründliche Planung, damit er möglichst reibungslos und in der vorgesehenen Zeit abläuft. Jede Verzögerung oder Unregelmäßigkeit kann Geschäftsausfall und Verluste bedeuten.
Folgende Punkte sollten Sie berücksichtigen:
Nun müssen eine Vielzahl an Umzugsmitteilungen verschickt werden. Neben Ihren Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern sollten Sie informieren:
Auch hier ist natürlich die Adressänderung vorzunehmen und entsprechend zu beauftragen:
Was müssen Sie also alles beachten:
Mietvertrag sollte beidseitig unterzeichnet sein
Der Mietvertrag für die neue Bürofläche muss gültig, d.h. von beiden Seiten unterzeichnet sein. Erst dann können Sie sicher sein, dass die Büroräume für Sie verfügbar sein werden. Verträge mit Umzugsunternehmen, Bestellungen von neuen Büromöbeln oder Aufträge für Telekommunikation und IT-Verkabelung sollten Sie erst auslösen, wenn der Mietvertrag sicher ist.
Telekommunikation beantragen
Eines der wichtigsten Dinge im Büro ist der Telefon-/Internetanschluss. Beantragen Sie ihn sofort nach Vertragsabschluss bei Ihrem Anbieter, damit Sie pünktlich zum Umzugstermin die Leitungen geschaltet bekommen.
Planung der neuen Räume
Sicher haben Sie sich darüber vor Vertragsabschluss schon Gedanken gemacht und eine Raumplanung fertiggestellt. Jetzt geht es darum, die Umsetzung zu überwachen (z.B. einer neuen Raumaufteilung oder der IT-Verkabelung) und die noch notwendigen Bestellungen (z.B. für neue Büromöbel oder Technik) auszulösen. Außerdem sollten Sie einen Umzugsplan erstellen, aus dem ersichtlich wird, wo beim Umzug die Möbel und das Inventar in den neuen Räumen aufzustellen sind.
Rückgabe der bisherigen Räume planen
Ein Blick in den alten Mietvertrag verrät Ihnen, in welchem Zustand Sie Ihre bisher genutzten Büroräume zurückgeben müssen. In der Regel müssen die Räume renoviert und gereinigt zurückgegeben werden. Gegebenenfalls sind auch spezielle von Ihnen vorgenommene Ein- und Umbauten zurückzubauen. All das müssen Sie rechtzeitig beauftragen, um eine fristgerechte Rückgabe der Räume zu gewährleisten.
Umzug planen
Der Umzug erfordert eine gründliche Planung, damit er möglichst reibungslos und in der vorgesehenen Zeit abläuft. Jede Verzögerung oder Unregelmäßigkeit kann Geschäftsausfall und Verluste bedeuten.
Folgende Punkte sollten Sie berücksichtigen:
- Umzugsunternehmen beauftragen
- Telekommunikation (Telefonanlage) und IT-Installation beauftragen
- alles entsorgen, was nicht mit umziehen soll
- Verpackungsmaterial für empfindliche Gegenstände besorgen
- Transport der Dinge organisieren, die nicht vom Umzugsunternehmen umgezogen werden sollen (z.B. sensible Akten, Kunstgegenstände usw.)
- Stromanbieter ummelden
- alte Fläche in Ordnung bringen lassen
- Endabrechnung der Nebenkosten anfordern und Kaution zurückfordern
Nun müssen eine Vielzahl an Umzugsmitteilungen verschickt werden. Neben Ihren Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern sollten Sie informieren:
- bisherigen Vermieter
- Hausbank
- Steuerbüro
- Finanzamt
- Gewerbeamt
- IHK
- Handelsregister beim zuständigen Amtsgericht
- Notartermin (ist notwendig bei Änderung der Anschrift von GmbH / AG)
- Zulassungsstelle für Firmen-Kfz, Änderung der Adresse in den Fahrzeugpapieren
- Leasinggeber (bei Leasingfahrzeugen und -gegenständen)
- GEZ (neuer Name: ARD ZDF Deutschlandradio Beitragsservice)
- Kreditinfo-Dienstleister, wo Ihre Firma gelistet ist (Creditreform, Bürgel)
- Firmenverzeichnisse (z.B. Gelbe Seiten)
Auch hier ist natürlich die Adressänderung vorzunehmen und entsprechend zu beauftragen:
- Kopfbögen
- Visitenkarten
- Firmenstempel
- alle Werbemittel mit Adressangabe
- Website